Huishoudelijk Regelement

Het Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement (kortweg HHR) is een verzameling van regels die doorgaans de statuten ondersteunen.  
In tegenstelling tot de statuten is er echter geen gang naar de notaris nodig voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten. Veelal wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.  
Het HHR kan worden gewijzigd en aangevuld door goedkeuring in de Algemene Leden Vergadering (kortweg ALV) 
 

Algemeen.

Art. 1 De vereniging draagt de naam "ToerClub Nuenen" (verder te noemen: de vereniging of TCN), is op 23 april 1996 opgericht, en is gevestigd te Nuenen. Ingeschreven bij de KvK onder dossiernummer 40240803

Art. 2 De vereniging is lid van de NTFU onder nummer 111098

Art. 3 De huisstijl van de vereniging bestaat uit de kleuren geel, rood, blauw en zwart. Het logo de ‘’Van Gogh-zon’’ heeft de kleur geel, met een rode omranding.

Art. 4 Jaarlijks kunnen door de algemene ledenvergadering besluiten genomen worden tot aanpassingen van dit reglement (conform art.20 van de statuten). Dit reglement is slechts een aanvulling op de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheden vervalt dit reglement en gelden de statuten van de vereniging.

Lidmaatschap

Art. 5 Zij die lid willen worden van de vereniging kunnen aan twee clubritten deelnemen alvorens over het lidmaatschap te beslissen. Deze deelnemers moeten vóór aanvang van de rit een speciale gastkaart invullen en de bijbehorende kosten betalen om zo tijdens de rit naar NTFU-normen verzekerd te zijn. De minimale leeftijd om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap is 16 jaar.

Art. 6 Aanmelding voor het lidmaatschap gebeurt op het daarvoor bestemde aanmeldformulier of via de website van de vereniging. Het lidmaatschap gaat in op het moment dat de contributie via verplichte automatische incasso voldaan is. Nadat de contributie is voldaan zal een NTFU-kaart aangevraagd worden.

Art. 7 Aan nieuwe leden wordt tenminste het volgende verstrekt:

één clubshirt tegen betaling (verplicht); 
(op verzoek) het huishoudelijk reglement van de vereniging (ook via de website te bekijken)

het NTFU-pasje van de NTFU.

Art. 8 Enkel bij een volwaardig lidmaatschap krijgen leden recht om tegen ledenprijzen deel te nemen aan de door de club georganiseerde activiteiten en evenementen. Door lid te worden verklaart men zich te onderwerpen aan de statuten, reglementen en besluiten van zowel de vereniging als de NTFU.

Art. 9 Leden die om welke reden dan ook niet deelnemen aan tochten binnen TC Nuenen kunnen hun lidmaatschap omzetten naar het zgn T-lidmaatschap. Deze leden zijn gerechtigd om aan alle activiteiten deel te nemen met uitzondering van de clubritten/toertochten van de vereniging. De contributie voor deze leden is de verenigings-contributie minus de bijdrage die de vereniging normaliter aan de NTFU zou doen.

Contributie

Art. 10a. Elk lid moet de contributie, elk jaar vastgesteld door de algemene ledenvergadering, voldaan hebben vóór 25 januari van het betreffende jaar. 

Art. 10b. Enkel leden, die hun contributie hebben voldaan, ontvangen een NTFU-kaart.

Art. 10c. Voor leden die gedurende het verenigingsjaar lid worden, treedt artikel 6 in werking met betrekking tot het betalen van de contributie.

Art. 10d. Nieuwe leden vanaf 1 januari 2016 kunnen uitsluitend betalen via automatische incasso. Bestaande leden tot 1 januari 2016 hebben de keus tussen automatische incasso of betaling via bankoverschrijving. Voor bankoverschrijving geldt een toeslag van € 5,- pp per jaar.

Art. 10e. TCN is verplicht bij automatische incasso om alle leden vooraf te informeren over bedrag en tijdstip van afschrijving. De penningmeester stuurt medio december alle leden een bericht via e-mail.

Art. 10f. Leden die op 25 januari van elk jaar hun contributie om welke reden dan ook niet betaald hebben, worden afgemeld bij de NTFU en geroyeerd als TCN-lid.

Bestuur

Art. 11a. Het bestuur van de vereniging vergadert tenminste zesmaal per jaar.

Art. 11b. De vergaderingen worden, voorzover de onderwerpen zich daartoe lenen, genotuleerd door de secretaris

Art. 12a. De leden van het bestuur verdelen hun taken onderling. Deze taken zijn schriftelijk vastgelegd. Zij houden (behoudens de specifieke taken van voorzitter, secretaris en penningmeester- vertegenwoordiging, verslaglegging en boekhouding) in ieder geval in:

Contact met ingestelde commissies. D.m.v. van verslaggeving met afschrift naar het bestuur.

Contact met de NTFU.

Administratie van het ledenbestand. 

Archief- en materiaalbeheer.

Vervanging van de taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in geval van afwezigheid.

Art. 12b. Het bestuur is bevoegd in voorkomende gevallen, één of meer deeltaken te laten vervullen door leden van de vereniging buiten het bestuur.

Art. 13 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur is gerechtigd lopende zaken te behartigen. De overige bestuursleden worden daaromtrent in elk van de bestuursvergaderingen geïnformeerd.

Art. 14 Officiële brieven namens de vereniging, opgesteld door anderen dan bestuursleden, dienen goedkeuring te hebben van het bestuur. Een week voor verzending dient een kopie te worden aangeboden aan het secretariaat.

Art. 15 Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging worden slechts vergoed, indien tevoren toestemming is gevraagd aan de penningmeester. Vergoeding geschiedt uitsluitend tegen overlegging van bonnen waaruit de aard en hoogte van de uitgave blijkt.

Art. 16 Afrekeningen van inkomsten en uitgaven van evenementen worden gespecificeerd aan de penningmeester overlegd. 
 

Commissies

Art. 17 Commissies kunnen zowel door het bestuur (zie art. 10.4 van de statuten) als door de algemene vergadering worden benoemd. In ieder geval bestaan er commissies voor:

• Activiteiten (feestavond e.d.)
• ATB
• Dak van Brabant
• Kascommissie
• Kleding
• Ledenadministratie
• Media (clubblad, website, facebook, archief)
• Toertochten (weg)
• Vaste Route

Clubkleding

Art. 18 De clubkleding valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De kledingcommissie, aangesteld door het bestuur, heeft hierbij een adviserende rol. Tevens zorgt de kledingcommissie voor de uitvoering van de door het bestuur opgedragen taken.

Art. 19 De kledingcommissie wijst een kledingbeheerder aan, waar leden kleding kunnen afnemen tegen de door het bestuur en kledingcommissie vastgestelde prijzen.

Art. 20 Enkel leden kunnen clubkleding aanschaffen. Onder clubkleding wordt verstaan het totale assortiment wat door de kledingbeheerder wordt aangeboden.

ATB-commissie

Art. 21 De vereniging heeft een ATB-commissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging de activiteiten op ATB-gebied behartigt.

Art. 22 De activiteiten van deze commissie bestaan onder andere uit het organiseren van de jaarlijkse ATB-tochten, het samenstellen van een tochtenkalender en samenwerken met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het ATB-en binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin des woords te promoten.

Dak van Brabant commissie

Art. 23 De vereniging heeft een commissie die 2x per jaar de veldtoertocht Het Dak van Brabant organiseert.

Vaste Route Commissie

Art. 24 De vereniging heeft een commissie die het behoud en onderhoud van de vaste ATB-route in en om Nuenen organiseert.

Toertochtencommissie (weg)

Art. 25 De vereniging heeft een Toertochtencommissie (op de weg). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging het toerfietsen op de weg behartigt.

Art. 26 De activiteiten van deze commissie bestaan onder andere uit het organiseren van fiets- weekenden en de van Goghtoertocht, het samenstellen van een tochtenkalender en samenwerken met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het toerfietsen op de weg binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin des woords te promoten.

Mediacommissie

Clubblad

Art. 27 De vereniging geeft een clubblad uit, genaamd “Krakende Kettingen”. Een commissie, ingesteld door het bestuur vormt de redactie van het clubblad.

Art. 28 De redactie is verantwoordelijk voor de inhoud en de bezorging van het clubblad.

Art. 29 Enkel leden van de vereniging komen in aanmerking voor een advertentie, de overige adverteerders moeten goedkeuring krijgen van het bestuur.

Art. 30 De bijdrage voor de advertenties wordt vastgesteld door het bestuur.

De Website en Facebook

Art. 31 De vereniging heeft een website en is actief op Facebook. Een commissie, ingesteld door het bestuur, verzorgt de website van de vereniging en de inhoud op Facebook.

Art. 32 De media-commissie is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de website en Facebook. De website en Facebook zijn op dit moment een ondersteunend medium naast het clubblad de Krakende Kettingen. Totdat ieder lid van de vereniging toegang heeft tot de website, zal elke vorm van formele informatie ook op een andere wijze door de vereniging worden aangeboden.

Activiteiten Commissie

Art. 33 De vereniging heeft een activiteitencommissie, ingesteld door het bestuur. Deze commissie verzorgt alle activiteiten die de sfeer van de vereniging ten goede komt. Zo wordt door deze commissie minimaal één keer per jaar een feestavond georganiseerd en is zij verantwoordelijk voor de organisatie van de Snerttocht en de Lentetocht.

Clubritten

Art. 34 Onder clubritten wordt verstaan de zondagochtend, de dinsdag- en donderdagavond en de dinsdagmorgen en de vrijdagmiddag. Tevens vallen hieronder de clubritten, waarbij gebruik gemaakt wordt van tochten die georganiseerd worden door andere verenigingen, opgenomen in de kalender van de daarvoor verantwoordelijke commissies.

Art. 35 Elk lid is gerechtigd deel te nemen aan elke clubrit, behoudens indien van toepassing de voorwaarde van inschrijving.

Art. 35a. Door elk van de commissies Toertochten (weg) en ATB, wordt een tochtenkalender samengesteld. De wegkalender wordt aangeboden in het voorjaar en gepubliceerd in de KK en op de website. De ATB-kalender wordt gedurende het jaar aangeboden aan de leden. Eveneens gepubliceerd in de KK en op de website. De commissies zijn verantwoordelijk voor de verdere coördinatie van de tochten in de door hen aangeboden kalenders.

Art. 35b. Wijzigingen in de vastgestelde tochtenkalenders komen slechts bij hoge uitzondering voor en zijn pas geldig nadat deze via onze media ter kennis van de leden zijn gebracht.

Art. 36a. Tijdens de clubtochten over de weg wordt ter plaatse een groepsindeling gemaakt conform de snelheden bij artikel 38 verderop in dit reglement. Deze groepen worden vergezeld van een of meerdere wegkapiteins die coördinerend optreden conform artikel 36b, 37 en 38 aan dit reglement.

Art. 36b. De wegkapiteins van de vereniging zitten tenminste eenmaal aan het begin van het jaar bij elkaar om met elkaar afspraken te maken. De wegkapiteins en de gemaakte afspraken worden in het eerstkomende clubblad gepubliceerd.

Art. 36c. De instructies van de wegkapitein, tijdens de fietstochten, dienen opgevolgd te worden. Indien met regelmaat deze instructies overtreden worden, dan zal dit door de betreffende wegkapitein doorgespeeld worden aan het bestuur. Het bestuur zal sancties ondernemen naar het lid c.q. leden, met als uiterste strafmiddel royement van het lidmaatschap.

Art. 36d. Mocht er op enig moment geen wegkapitein aanwezig zijn, dan zal binnen de groep minimaal een willekeurig lid aangewezen worden om de rol van wegkapitein over te nemen.

Art. 37 Tijdens clubritten is elk lid verplicht de gedragsregels van de vereniging in acht te nemen:

het rijden volgens de ter plaatse geldende verkeersregels

veiligheid in acht nemen, en dragen van een helm is verplicht

het dragen van clubkleding (tenminste bovenkleding en zwarte of blauwe kleur

broek is verplicht), zodanig dat de groep uniformiteit in de clubkleuren uitstraalt,

conform artikel 3 van dit reglement

zorgdragen voor een goed onderhouden, veilige en geschikte fiets

het opvolgen van de aanwijzingen van de wegkapitein

de vereniging stelt EHBO-pakketjes ter beschikking. 
Het bestuur kan maatregelen nemen conform art. 36.c tegen het lid dat zich niet aan deze gedragsregels houdt.

Art. 38 De snelheid waarmee tijdens clubritten wordt gereden is als volgt: 
a. Groep 24 rijden met een gemiddelde snelheid van 24 km per uur. 
b. Groep 26 rijden met een gemiddelde snelheid van 26 km per uur. 
c. Groep 28 rijden met een gemiddelde snelheid van 28 km per uur. 
d. Groep 30 rijden met een gemiddelde snelheid van 30 km per uur. 
e. Groep 30+

f. Vitaalgroep rijden met een snelheid volgens onderlinge afspraak binnen de snelheden genoemd in de groepen a tm d.

g. Indien de opkomst zodanig is dat het vrijwel onmogelijk is om 4 behoorlijke groepen te maken, dan worden er 2 (of 1 groep) groepen gemaakt, met als uitgangspunt dat altijd 1 groep gaat rijden met de snelheid van groep 24, met een gemiddelde snelheid van 24 km per uur. 
h. De door het bestuur aangewezen wegkapiteins kunnen in afwijking van lid a, b, c. en d andere snelheden toestaan. 
i. ATB'ers passen hun snelheid aan het nivo van de groep aan.

Begroting

Art. 39 Naast de hierboven genoemde activiteiten geeft elke commissie een bijdrage in de door de vereniging georganiseerde evenementen. Enerzijds wordt die opgedragen vanuit het bestuur, en anderzijds hebben de commissies hun eigen inbreng. De commissies geven hun eigen inbreng door uiterlijk 30 september van enig jaar een begroting over het volgende jaar in te dienen bij het bestuur. Het bestuur beoordeelt de afzonderlijke begrotingen en stelt een totaalbegroting voor de vereniging samen. In de algemene ledenvergadering zal de totaalbegroting goedgekeurd en vastgesteld worden.

Art. 40 De begroting is de leidraad voor de te organiseren evenementen in een bepaald jaar. Wijzigingen in de begroting kunnen alleen bij hoge uitzondering en met instemming van het voltallige bestuur.

Art. 41 De begroting heeft een taakstellend karakter voor de commissies. Bij overschrijding van de begroting dient het bestuur altijd en direct geïnformeerd te worden door de betreffende commissie.

Overige

Art. 42 Elk lid heeft te allen tijden recht op inzage van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Art. 43 In gevallen, waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Daarvoor is zij verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

Art. 44 De vereniging is niet aansprakelijk voor schade die zij niet kan verhalen op derden. Anderzijds zal schade toegebracht aan de eigendommen van de vereniging, dan wel aan onder haar beheer staande goederen of zaken, verhaald worden op de veroorzaker.

Art. 45 Activiteitenkalender. 
De vereniging houdt een activiteitenkalender bij. Deze wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur beheerd via de kalenderbeheerder. 
Activiteiten kunnen alleen worden toegevoegd nadat ze zijn aangemeld via het bestuur en beheerder en voor zover deze niet samenvallen met reeds andere ingeplande activiteiten.

Art. 46 Archief 
De vereniging houdt een archief. 
a. Het digitale archief wordt beheerd door de Mediacommissie en omvat alle gepubliceerde content uit de Krakende Kettingen en van de Website www.tcnuenen.nl

b. Gedigitaliseerde content van bestuur en commissies en andere zaken. De mediacommissie houdt een register bij van de inhoud van het digitaal archief.

c. Het papieren archief wordt beheerd door de archivaris, benoemd door het bestuur. De archivaris houdt een register bij betreffende de inhoud van het archief.

Art. 47 Thema avond 
Het bestuur organiseert in het voorjaar een thema avond waarbij diverse fietsgerelateerde presentaties worden verzorgd.

Art. 48 Lief, Leed en Declaraties

in en gebruik van het archief door de leden alleen na goedkeuring van het bestuur. 
Overlijden TCN-lid, gezinslid of sponsor/adverteerder: bloemstuk (+/- € 20,-) condoleancekaart en/of bezoek. Afwijking hierop ter beoordeling van het bestuur.

Huwelijk TCN-lid: kaart en bloemen (+/- € 20,-)

Ziekte TCN-lid: kaart, bezoek, bloemen oid ( +/-15,-)

Jubileum TCN-lid/adverteerder/bevriende toerclub, bedrijfsopening: kaart, bezoek, bloemen (+/- 15,-)

geboorte bij TCN-lid: kaart

Aftreden bestuurslid: bloemen + cadeaubon ( € 20,-)

Aftreden commissielid: cadeaubon (€ 10,-)

Verenigingsjubileum 25 jaar : nog te bepalen voor het jaar 2021.

Onkostenvergoeding bestuurs- en commissievergadering: € 20,- (geen bonnen nodig)

Onkostenvergoeding auto: € 0,20 per km. Uitsluitend in opdracht van bestuur. Niet voor tochten etc.

Overige kosten: na goedkeuring van het bestuur, declareren bij penningmeester met overleg van bonnen.

Vrijwilligers-toelage: bedrag afh. van financiële ruimte, jaarlijks in het najaar te bepalen, en bestemd voor alle bestuurs- en commissieleden en speciale vrijwilligers. 2015: 45 leden die elk € 50,- kregen.

Art.49 Roulatieschema bestuursleden

Voorzitter : M.Klomp aangetreden 2014 aftredend 2017 
Penningmeester: Thea von Kriegenbergh 2014 2017 
Secretaris: Harrie van den Boogaard 2014 2017 
Bestuurslid Frank de Jong 2015 2018 
Bestuurslid Harrie van der Heijden 2015 2018 
Bestuurslid Joop Roijakkers 2015 2018 
De persoon die een lid van het dagelijks bestuur gaat vervangen, neemt diens zittingsperiode over zodat er een vast roulatiepatroon blijft binnen het dagelijks bestuur.

Art. 50 Roulatieschema Kascontrole commissie

R. van Gastel aangetreden 2013 aftredend 2016

Jan Verkuijlen aangetreden 2013 aftredend 2016

Frits Massee aangetreden 2013 aftredend 2016

Art.51 Vergaderingen.

In het najaar wordt de ALV gehouden. De terugkerende agenda bevat minimaal de volgende punten: opening, vaststelling notulen vorige vergadering, mededelingen van het bestuur, ingekomen post, jaarverslag secretaris, jaarverslag penningmeester, verslag kascontrole-commissie, verkiezing kascontrole-cie, goedkeuring begroting, verslag van de commissies, bestuursverkiezing, rondvraag en afsluiting.

Art.52 Verzekeringen:

TCN is aangesloten bij de NTFU. Alle leden en vrijwilligers zijn derhalve via de NTFU verzekerd tegen bepaalde schades. Voor de voorwaarden en het schade-aangifteformulier, zie www.ntfu.nl

Daarnaast heeft TCN een goederen/inventarisverzekering afgesloten voor de materialen in bezit, ( bij Interpolis) gelegen op diverse adressen.

Versie 2016.1