Huishoudelijk regelement

Het Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement (kortweg HHR) is een verzameling van regels die doorgaans de statuten ondersteunen.
In tegenstelling tot de statuten is er echter geen gang naar de notaris nodig voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten. Veelal wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.
Het HHR kan worden gewijzigd en aangevuld door goedkeuring in de Algemene Leden Vergadering (kortweg ALV)

Algemeen

Art. 1 De vereniging draagt de naam "ToerClub Nuenen" (verder te noemen: de vereniging), is op 23 april 1996 opgericht, en is gevestigd te Nuenen.

Art. 2 De vereniging is lid van de NTFU.

Art. 3 De huisstijl van de vereniging bestaat uit de kleuren geel, rood, blauw en zwart. Het logo de ‘’van Gogh-zon’’ heeft de kleur geel, met een rode omranding.

Art. 4 Jaarlijks kunnen door de algemene ledenvergadering besluiten genomen worden tot aanpassingen van dit reglement (conform art.20 van de statuten). Dit reglement is  slechts een aanvulling op de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheden vervalt dit reglement en gelden de statuten van de vereniging.

Lidmaatschap

Art. 5 Zij die lid willen worden van de vereniging kunnen aan twee clubritten deelnemen alvorens over het lidmaatschap te beslissen. Deze deelnemers moeten vóór aanvang van de rit een speciale gastkaart invullen en de bijbehorende kosten betalen om zo tijdens de rit naar NTFU-normen verzekerd te zijn. De minimale leeftijd om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap is 16 jaar.

Art. 6 Aanmelding voor het lidmaatschap gebeurt op het daarvoor bestemde aanmeldformulier of via de website van de vereniging. Het lidmaatschap gaat in op het moment dat de contributie voldaan is. Nadat de contributie is voldaan zal een NTFU-kaart aangevraagd worden.

Art. 7 Aan nieuwe leden wordt tenminste het volgende verstrekt:

  • één clubshirt tegen betaling (verplicht);
  • (op verzoek) het huishoudelijk reglement van de vereniging (ook via de website te bekijken);
  • een TEP en de NTFU-kaart van de NTFU.

Art. 8 Enkel bij een volwaardig lidmaatschap krijgen leden recht om tegen ledenprijzen deel te nemen aan de door de club georganiseerde activiteiten en evenementen. Door lid te worden verklaart men zich te onderwerpen aan de statuten, reglementen en besluiten van zowel de vereniging als de NTFU.

Art. 9 Leden die om welke reden dan ook niet deelnemen aan tochten binnen de TC Nuenen kunnen hun lidmaatschap omzetten naar Donateur. Deze leden zijn gerechtigd om aan alle activiteiten deel te nemen met uitzondering van de clubritten/toertochten van de vereniging. De contributie voor donateurs is de verenigings-contributie minus de bijdrage die de vereniging normaliter aan de NTFU zou doen.


Contributie

Art. 10 a. Elk lid moet de contributie, elk jaar vastgesteld door de algemene ledenvergadering, voldaan hebben vóór 31 januari van het betreffende jaar.
b. Enkel leden, die hun contributie hebben voldaan, ontvangen een NTFU-kaart.
c. Voor leden die gedurende het verenigingsjaar lid worden, treedt artikel 6 in werking met betrekking tot het betalen van de contributie.

Bestuur

Art. 11 a. Het bestuur van de vereniging vergadert tenminste zesmaal per jaar.
b. De vergaderingen worden, voorzover de onderwerpen zich daartoe lenen, genotuleerd door de secretaris

Art. 12 a. De leden van het bestuur verdelen hun taken onderling. Deze taken zijn schriftelijk vastgelegd. Zij houden (behoudens de specifieke taken van voorzitter, secretaris en penningmeester- vertegenwoordiging, verslaglegging en boekhouding) in ieder geval in:

  • Contact met ingestelde commissies. D.m.v. van verslaggeving met afschrift naar het bestuur.
  • Contact met de NTFU.
  • Administratie van het ledenbestand.
  • Archief- en materiaalbeheer.
  • Vervanging van de taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in geval van ziekte of afwezigheid.

b. Het bestuur is bevoegd in voorkomende gevallen, één of meer deeltaken te laten vervullen door leden van de vereniging buiten het bestuur.

Art. 13 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur is gerechtigd lopende zaken te behartigen. De overige bestuursleden worden daaromtrent in elk van de bestuursvergaderingen geïnformeerd.

Art. 14 Officiële brieven namens de vereniging, opgesteld door anderen dan bestuursleden, dienen goedkeuring te hebben van het bestuur. Een week voor verzending dient een kopie te worden aangeboden aan het secretariaat

Art. 15 Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging worden slechts vergoed, indien tevoren toestemming is gevraagd aan de penningmeester. Vergoeding geschiedt uitsluitend tegen overlegging van bonnen waaruit de aard en hoogte van de uitgave blijkt.

Art. 16 Afrekeningen van inkomsten en uitgaven van evenementen worden gespecificeerd aan de penningmeester overlegd.

Commissies

Art. 17 Commissies kunnen zowel door het bestuur (zie art. 10.4 van de statuten) als door de algemene vergadering worden benoemd. In ieder geval bestaan er commissies voor:

  • Kleding
  • ATB
  • Toertochten (weg)
  • Media (clubblad, website)
  • Activiteiten (feestavond e.d.)
  • Vaste Route Commissie

Clubkleding

Art. 18 De clubkleding valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De kledingcommissie, aangesteld door het bestuur, heeft hierbij een adviserende rol. Tevens zorgt de kledingcommissie voor de uitvoering van de door het bestuur opgedragen taken.

Art. 19 De kledingcommissie wijst een kledingbeheerder aan, waar leden kleding kunnen afnemen tegen de door het bestuur vastgestelde eigen bijdrage. Deze eigen bijdrage is maximaal de inkoopprijs van de clubkleding.

Art. 20 Enkel leden kunnen clubkleding aanschaffen. Onder clubkleding wordt verstaan het totale assortiment wat door de kledingbeheerder wordt aangeboden.

ATB-commissie

Art. 21 De vereniging heeft een ATB-commissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging de activiteiten op ATB-gebied behartigt.

Art. 22 De activiteiten van deze commissie bestaan onder andere uit het organiseren van de jaarlijkse ATB-tochten genaamd “Dak van Brabant”, het samenstellen van een tochtenkalender en samenwerken met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het ATB-en binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin des woords te promoten.

Toertochtencommissie (weg)

Art. 23 De vereniging heeft een Toertochtencommissie (op de weg). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging het toerfietsen op de weg behartigt.

Art. 24 De activiteiten van deze commissie bestaan onder andere uit het organiseren van een weekend, het samenstellen van een tochtenkalender en samenwerken met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het toerfietsen op de weg binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin des woords te promoten.

Mediacommissie

Clubblad

Art. 25 De vereniging geeft een clubblad uit, genaamd “Krakende Kettingen”. Een commissie, ingesteld door het bestuur vormt de redactie van het clubblad.

Art. 26 De redactie is verantwoordelijk voor de inhoud en de bezorging van het clubblad.

Art. 27 Enkel leden van de vereniging komen in aanmerking voor een advertentie, de overige adverteerders moeten goedkeuring krijgen van het bestuur.

Art. 28 De bijdrage voor de advertenties wordt vastgesteld door het bestuur.

De Website

Art. 29 De vereniging heeft een website. Een commissie, ingesteld door het bestuur, verzorgt de website van de vereniging.

Art. 30 De media-commissie is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de website. De website is op dit moment enkel een ondersteunend medium. Totdat ieder lid van de vereniging toegang heeft tot de website, zal elke vorm van formele informatie ook op een andere wijze door de vereniging worden aangeboden.

Activiteiten Commissie 

Art. 31 De vereniging heeft een activiteitencommissie, ingesteld door het bestuur. Deze commissie verzorgt alle activiteiten die de sfeer van de vereniging ten goede komt. Zo wordt door deze commissie minimaal één keer per jaar een feestavond georganiseerd.

Clubritten

Art. 32 Onder clubritten wordt verstaan de zondagochtend, de dinsdag- en donderdagavond en de dinsdagmorgen en de vrijdagmiddag. Tevens vallen hieronder de clubritten, waarbij gebruik gemaakt wordt van tochten die georganiseerd worden door andere verenigingen, opgenomen in de kalender van de daarvoor verantwoordelijke commissies genoemd bij artikel 33a.

Art. 33 Elk lid is gerechtigd deel te nemen aan elke clubrit, behoudens indien van toepassing de voorwaarde van inschrijving.
a. Door elk van de commissies Toertochten (weg) en ATB, wordt een tochtenkalender samengesteld. De wegkalender wordt aangeboden in het voorjaar en gepubliceerd in de KK. De ATB-kalender gedurende het jaar, aangeboden aan de leden. De commissies zijn verantwoordelijk voor de verdere coördinatie van de tochten in de door hen aangeboden kalenders. Tevens worden de kalenders gepubliceerd in het clubblad en op de website van de vereniging.
b. Wijzigingen in de vastgestelde tochtenkalenders komen slechts bij hoge uitzondering voor en zijn pas geldig nadat deze via het clubblad ter kennis van de leden zijn gebracht.

Art. 34 a.Tijdens de clubtochten over de weg wordt ter plaatse een groepsindeling gemaakt conform de snelheden bij artikel 36 verderop in dit reglement. Deze groepen worden vergezeld van een of meerdere wegkapiteins die coördinerend optreden conform artikel 34b, 35 en 36 aan dit reglement.
b. De wegkapiteins van de vereniging zitten tenminste eenmaal aan het begin van het jaar bij elkaar om met elkaar afspraken te maken. De wegkapiteins en de gemaakte afspraken worden in het eerstkomende clubblad gepubliceerd.
c. De instructies van de wegkapitein, tijdens de fietstochten, dienen opgevolgd te worden. Indien met regelmaat deze instructies overtreden worden, dan zal dit door de betreffende wegkapitein doorgespeeld worden aan het bestuur. Het bestuur zal sancties ondernemen naar het lid c.q. Leden, met als uiterste strafmiddel royement van het lidmaatschap.
d. Mocht er op enig moment geen wegkapitein aanwezig zijn, dan zal binnen de groep minimaal een willekeurig lid aangewezen worden om de rol van wegkapitein over te nemen.

Art. 35 Tijdens clubritten is elk lid verplicht de gedragsregels van de vereniging in acht te nemen:

  • het rijden volgens de ter plaatse geldende verkeersregels
  • veiligheid in acht nemen, en dragen van een helm wordt met klem aanbevolen
  • het dragen van clubkleding (tenminste bovenkleding en zwarte kleur broek is verplicht), zodanig dat de groep uniformiteit in de clubkleuren uitstraalt, conform artikel 3 van dit reglement
  • zorgdragen voor een onderhouden en geschikte fiets
  • het opvolgen van de aanwijzingen van de wegkapitein
  • de vereniging stelt ehbo-pakketjes ter beschikking.

Het bestuur kan maatregelen nemen conform artikel 34c, tegen het lid dat zich niet aan deze gedragsregels houdt.

Art. 36 De snelheid waarmee tijdens clubritten wordt gereden is als volgt:
a. Groep 24 rijden met een gemiddelde snelheid van 24 km per uur.
b. Groep 26 rijden met een gemiddelde snelheid van 26 km per uur.
c. Groep 28 rijden met een gemiddelde snelheid van 28 km per uur.
d. Groep 30 rijden met een gemiddelde snelheid van 30 km per uur.
e. Vitaalgroep rijden met een snelheid volgens onderlinge afspraak binnen de snelheden genoemd in de groepen
a t/m d.
f. Indien de opkomst zodanig is dat het vrijwel onmogelijk is om 4 behoorlijke groepen te maken, dan worden er 2 (of 1 groep) groepen gemaakt, met als uitgangspunt dat altijd 1 groep gaat rijden met de snelheid van groep 24, met een gemiddelde snelheid van 24 km per uur.
g. De door het bestuur aangewezen wegkapiteins kunnen in afwijking van lid a, b, c. en d andere snelheden toestaan.
h. ATB'ers passen hun snelheid aan het terrein aan.

Begroting

Art. 37 Naast de hierboven genoemde activiteiten geeft elke commissie een bijdrage in de door de vereniging georganiseerde evenementen. Enerzijds wordt die opgedragen vanuit het bestuur, en anderzijds hebben de commissies hun eigen inbreng. De commissies geven hun eigen inbreng door uiterlijk 30 september van enig jaar een begroting over het volgende jaar in te dienen bij het bestuur. Het bestuur beoordeelt de afzonderlijke begrotingen en stelt een totaalbegroting voor de vereniging samen. In de algemene ledenvergadering zal de totaalbegroting goedgekeurd en vastgesteld worden

Art. 38 De begroting is de leidraad voor de te organiseren evenementen in een bepaald jaar. Wijzigingen in de begroting kunnen alleen bij hoge uitzondering en met instemming van het voltallige bestuur.

Art. 39 De begroting heeft een taakstellend karakter voor de commissies. Bij overschrijding van de begroting dient het bestuur altijd en direct geïnformeerd te worden door de betreffende commissie.

Overige

Art. 40 Elk lid heeft ten allen tijde recht op inzage van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Art. 41 In gevallen, waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Daarvoor is zij verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

Art. 42 De vereniging is niet aansprakelijk voor schade die zij niet kan verhalen op derden. Anderzijds zal schade toegebracht aan de eigendommen van de vereniging, dan wel aan onder haar beheer staande goederen of zaken, verhaald worden op de veroorzaker.

Art. 43 Activiteitenkalender.
De vereniging houdt een activiteitenkalender bij. Deze wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur beheerd.
Activiteiten kunnen alleen worden toegevoegd nadat ze zijn aangemeld via het bestuur en voor zover deze niet samenvallen met reeds andere ingeplande activiteiten.

Art. 44 Archief
De vereniging houdt een archief.
Het digitale archief wordt beheerd door de media commissie. Het archief van verslagen, berichten, foto's etc. wordt beheerd door een lid.
(Meer tekst moet nog nader worden samengesteld door het bestuur)

Art. 45 Thema avond
Het bestuur organiseert in het voorjaar een thema avond waarbij over diverse van belang zijnde onderwerpen presentaties worden verzorgd.